Field Matching: CRM-Felder für die KI verknüpfen

Der Kontext, den ein Sprachmodell verarbeitet, ist neben Skill, Tool und Prompt einer der entscheidenden Faktoren für die Textqualität. Im CRM-Sync legst du fest, welche Informationen die KI bekommt und wohin die Ergebnisse zurückgeschrieben werden. Das ist eine einmalige Admin-Aufgabe mit dauerhafter Wirkung.

▶️ Video-Anleitung:

Kurzfassung des Videos

• Im KI-Textgenerator einer Immobilie siehst du, welche Feldgruppen an die KI übergeben werden.
• Über Burger-Menü → Unternehmensprofil → CRM-Sync aktivierst du den Sync, damit Bestand und Referenzkarten aktuell bleiben.
• Du legst die Zielfelder für Lagetext, Objekt-, Ausstattungs- und Exposé-Beschreibung sowie für die interaktive Karte fest; leere Kartenfelder bedeuten: Link in den Medien.
• Unter Zusätzliche Objektspezifikationen verknüpfst du eigene CRM-Felder: Feldname kopieren, sprechenden Feldtitel vergeben.
• Empfehlung: im CRM ein Langtextfeld für spezifische Objektmerkmale anlegen.
• Der Call-to-Action-Link je Immobilie sorgt dafür, dass Karten nicht in einer Sackgasse enden.

Voraussetzungen

Admin-Rechte. Du erreichst den Bereich über Burger-Menü → Unternehmensprofil → CRM-Sync.

Erst prüfen: was bekommt die KI heute?

Öffne in einer Immobilie den KI-Textgenerator und erzeuge zum Beispiel eine Objektbeschreibung. Dort werden die Feldgruppen angezeigt, die über das Objekt an die KI übergeben werden. Klapp sie auf und vergleiche mit dem, was in eurem CRM tatsächlich gepflegt ist. Meistens fehlt etwas.

1. CRM-Sync aktivieren

Setz oben den Haken. Damit bleibt euer kompletter CRM-Bestand mit AreaButler synchron: Immobiliendaten aus Propstack bzw. onOffice werden automatisch synchronisiert, ohne manuelles Anstoßen. Dabei werden nur Objekte neu abgerufen, die sich geändert haben. Der Vorteil zeigt sich bei Referenzkarten: Eine Karte mit allen aktuellen Kauf- oder Mietobjekten ist dann immer aktuell.

2. Zielfelder für die vier Textarten

Lege fest, wohin Lagetext, Objektbeschreibung, Ausstattungsbeschreibung und Exposé-Beschreibung geschrieben werden. Im Standard läuft die Exposé-Beschreibung etwa in Sonstiges; wenn du das Feld für Objekttitel nutzt, trägst du hier stattdessen das Titelfeld ein — passend zu dem Skill, den du dafür trainiert hast. Objekttitel kann die KI inzwischen auch separat vom Exposé-Text erzeugen und automatisch nach Propstack und onOffice übertragen.

Hast du im CRM eigene Freitextfelder angelegt, zum Beispiel für ausführliche Objektbeschreibungen, trägst du hier den Feldnamen aus dem CRM ein.

3. Felder für die interaktive Karte

Die interaktive Karte ist eine URL. Lässt du die Felder leer, wird die Karte als Link in den Medien angezeigt — in Propstack ist das der Standard. Soll die URL stattdessen in ein bestimmtes Feld laufen, trag hier den Feldnamen ein.

4. Zusätzliche Objektspezifikationen — der wichtigste Teil

Im Standard werden Zimmeranzahl, Größe, Preis und ähnliche Kerndaten übergeben. Alles, was darüber hinausgeht, musst du einmal verknüpfen.

1. Integrationsfeld hinzufügen klicken.
2. Feldname / Feld-ID eintragen — bitte aus der Administration von Propstack bzw. onOffice kopieren, nicht abtippen. Ein Tippfehler bricht die Übergabe.
3. Feldtitel vergeben. Das ist die Bezeichnung, mit der du der KI sagst, was in dem Feld steht. Ohne sie bekommt die KI nur einen technischen Schlüssel und kann damit nichts anfangen.
4. Beispiel: Feld Hausgeld verknüpfen → der Wert wird im Text als Hausgeld übernommen.
5. Beliebig viele weitere Felder ergänzen und speichern.

Empfehlung: Leg dir im CRM ein Langtextfeld für spezifische Objektmerkmale an. Dort kopierst du alles hinein, was ins Exposé soll, aber in keinem strukturierten Feld steht. Das legen wir mit unseren Kunden im Onboarding standardmäßig an.

5. Call-to-Action-Link je Immobilie

Wird eine Karte per QR-Code oder Link geöffnet, ist sie ohne diesen Link eine Sackgasse. Hinterleg hier ein CRM-Feld, das den Link zum Exposé oder zu einem Kontaktformular enthält. Der Link erscheint dann im Tooltip auf der Karte — bei Referenzkarten und bei Karten mit allen aktuell im Vertrieb befindlichen Immobilien führt jeder Marker direkt zum Objekt.

Wichtig zu wissen

• Bei der Objektbeschreibung verarbeiten wir bereits Bilder, Grundrisse sowie Zahlen, Daten und Fakten. Die Custom-Felder sind das, was darüber hinaus den Unterschied macht.
• Feldnamen immer kopieren, nie abtippen.
• Ohne sprechenden Feldtitel weiß die KI nicht, was im Feld steht.
• Propstack und onOffice funktionieren analog, nur die Benennungen unterscheiden sich.
• Nach dem Einrichten unten speichern.